盛岡国際交流協会さんから、電話対応の第2弾です。スペルのやり取りのところは、最近、電話でメールアドレスをお伝えしたりするケースもあるので、参考にしてみてはと思います。
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暑くなったり、雨が降ったり、皆さん体調管理に気を付けてください。
電話対応～その２
今日は先週の電話対応の続きです!
先週は電話を掛けるところまでいきました。では、電話を掛けた相手がいない場合はどうしたらいいのでしょうか？
A: I’m sorry, ○○ is out of the office at the moment.
B: Do you know when to expect him/her? (いつごろお戻りですか？)
＊「when to expect him/her」 ＝いつごろ予定していますか=いつごろ戻ってくる予定ですか＝いつごろお戻りですか になります。 （英語だと“when will he/she come back?”を丁寧に言っています）
A: He/she should be back around ○○. （○○時までには戻る予定になっております）
もしくは
: I am sorry, I don’t know when he/she will come back. （申し訳ありません。わかりかねます。）
このあと”would you like to leave a message?” （伝えておくことはありますか？）や “would you like for him/her to call you back?” （折り返しお電話いたしますか？）と続けるとさらに丁寧です。
B: (そのまま切る場合は) Thank you, I will call again later.
: （名前と伝言をお願いする場合）Thank you, my name is ○○
ここで受付しているAさんがどのように名前をスペルしていいか不安なときは
A: Excuse me, will you spell that out for me? （スペルしていただいていいですか？）
B: Sure/ of course. It’s M-O-R-I-O-K-A H-A-N-A-K-O
＊ここでさらにMとNやスペルが聞き取れないときは、その頭文字がついてる言葉を使ってききます。
A: Is that an “M” as in McDonald? (それはマクドナルドの”M”ですか？)
＊このときは「A、E、I、O、U」の単語の前ではないのに「a」ではなく「an」を使います。
B: Yes.
A: Okay, and may I tell him what this is in regards to? （かしこまりました。ではお伝えするご用件はなんですか？）
＊「in regards to」はabout what （なにについてですか？）を丁寧に言った言葉です。
B:（要件を伝える）
A: Ok, I will give him/her the message as soon as he/she returns. （かしこまりました、その旨申し伝えます。）