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盛岡国際交流協会さんから、電話対応の第2弾です。

盛岡国際交流協会さんから、電話対応の第2弾です。スペルのやり取りのところは、最近、電話でメールアドレスをお伝えしたりするケースもあるので、参考にしてみてはと思います。

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暑くなったり、雨が降ったり、皆さん体調管理に気を付けてください。
電話対応~その2
今日は先週の電話対応の続きです! 
先週は電話を掛けるところまでいきました。では、電話を掛けた相手がいない場合はどうしたらいいのでしょうか?
A: I’m sorry, ○○ is out of the office at the moment.
B: Do you know when to expect him/her? (いつごろお戻りですか?)
*「when to expect him/her」 =いつごろ予定していますか=いつごろ戻ってくる予定ですか=いつごろお戻りですか になります。 (英語だと“when will he/she come back?”を丁寧に言っています)
A: He/she should be back around ○○. (○○時までには戻る予定になっております)
もしくは
: I am sorry, I don’t know when he/she will come back. (申し訳ありません。わかりかねます。)
 このあと”would you like to leave a message?” (伝えておくことはありますか?)や “would you like for him/her to call you back?” (折り返しお電話いたしますか?)と続けるとさらに丁寧です。
B: (そのまま切る場合は) Thank you, I will call again later.
 : (名前と伝言をお願いする場合)Thank you, my name is ○○
ここで受付しているAさんがどのように名前をスペルしていいか不安なときは
A: Excuse me, will you spell that out for me? (スペルしていただいていいですか?)
B: Sure/ of course. It’s M-O-R-I-O-K-A H-A-N-A-K-O
*ここでさらにMとNやスペルが聞き取れないときは、その頭文字がついてる言葉を使ってききます。
A: Is that an “M” as in McDonald? (それはマクドナルドの”M”ですか?)
 *このときは「A、E、I、O、U」の単語の前ではないのに「a」ではなく「an」を使います。
B: Yes.
A: Okay, and may I tell him what this is in regards to? (かしこまりました。ではお伝えするご用件はなんですか?)
 *「in regards to」はabout what (なにについてですか?)を丁寧に言った言葉です。
B:(要件を伝える)
A: Ok, I will give him/her the message as soon as he/she returns. (かしこまりました、その旨申し伝えます。)